Retour au secteur administration
SECTEUR :
ADMINISTRATION, SECRÉTARIAT ET INFORMATIQUE
DIPLÔME D’ÉTUDES COLLÉGIALES D.E.C.
Tu aimerais faire carrière dans le domaine de l'administration, mais tu ne sais pas dans quel secteur t'orienter ?
Une chose est certaine, c'est une formation collégiale que tu veux ?
TÂCHES
ET RESPONSABILITÉS :
En tant que technicienne ou technicien en administration (aussi appelé "technicien-ne en soutien administratif"); tu seras responsable d'effectueras diverses tâches administratives de nature technique au sein d’une organisation publique ou privée.
Tout dépendant du type d'organisation et de l'unité administrative, tu auras des tâches telles que
Recueillir, analyser et préparer les données ou les informations nécessaires à la réalisation des mandats d'une unité administrative;
Traiter, analyser et évaluer des dossiers administratifs ayant un lien avec les activités du département (gestion du personnel, organisation du travail, gestion financière, gestion comptable, achats, gestion du matériel, gestion des ventes, activités publicitaires et marketing, service à la clientèle, etc.);
Superviser et coordonner les procédures de bureau et étudier, évaluer et appliquer de nouvelles méthodes de travail;
Établir l'ordre de priorité des tâches, attribuer le travail au personnel de soutien et s'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies;
Effectuer des activités à caractère administratif associées aux inscriptions dans des établissements d'enseignement postsecondaire;
Administrer les politiques et les pratiques concernant la divulgation de dossiers pour donner suite aux demandes d'accès découlant des lois sur l'accès à l'information et sur la protection de la vie privée;
Résoudre différents problèmes de gestion de complexité moyenne en collaboration avec des analystes en gestion;
Coordonner et planifier les services administratifs relatifs, par exemple, aux besoins en locaux, aux déménagements, au matériel, aux fournitures, aux formulaires, à la disposition des biens, au stationnement, à l'entretien et à la sécurité;
Faire des analyses et voir aux opérations administratives liées au budget, aux contrats et à la planification des projets, ainsi qu'au processus de gestion;
Rassembler des données et préparer des lettres, des manuels et des rapports périodiques et spéciaux;
Rédiger ou collaborer à la rédaction des rapports ou autres documents administratifs de toutes sortes;
Agir comme intermédiaire avec ton unité et les autres unités et gérer les relations internes et externes de celle-ci au de l'organisation en leur fournissant les informations pertinentes;
Collaborer à la préparation du budget d'exploitation et assurer le contrôle des stocks et le contrôle budgétaire;
Superviser, au besoin, les commis d'administration, commis de bureau et commis en gestion des documents et le personnel connexe;
Assister le gestionnaire responsable de l'unité et participer aux activités nécessaires au bon fonctionnement de l'unité;
Exécuter toutes autres tâches administratives complexes nécessaires au fonctionnement de l'unité, etc.
Tu pourras être appelé(e) à effectuer exclusivement du travail de bureau ou être en contact constant avec le public. Dans ce cas, il ou elle agit à titre de conseiller(ère) auprès de la clientèle ou fournit des services de vente ou d'achat dans un secteur où les transactions exigent des connaissances spécialisées sur des produits ou sur des méthodes et des règles de gestion particulières.
Tu pourrais être appelé(e) à superviser et coordonner le personnel de ton département tels que des agents de bureau; planifier et organiser leurs tâches et participer à leur encadrement. Tu assisteras le gestionnaire dans l’élaboration des politiques de l’organisation et au développement de l’entreprise.
Tu auras pour tâches de :
Négocier ou approuver les contrats de location ou les baux pour divers immeubles dont ils sont responsables, au nom du propriétaire, et veiller au respect des contrats;
Préparer et administrer les contrats prévoyant la prestation de services immobiliers tels que le ménage et l'entretien, ou les services de sécurité et les systèmes d'alarme;
Coordonner l'exécution des travaux de réparations, d'entretien et de rénovations effectués sur les immeubles, et surveiller le déroulement et les coûts des travaux, pour le compte des propriétaires;
Compiler et tenir des dossiers sur les frais d'exploitation et les revenus, préparer des rapports et passer en revue les loyers pour vérifier s'ils sont conformes à la valeur marchande;
Veiller à donner suite aux réclamations faites par les clients ou les locataires;
Administrer les dépôts en cas de dommages;
Embaucher et superviser, au besoin, des agents de location, des commis à la gestion des immeubles, des concierges d'immeuble ou d'autres personnes assurant des services de soutien à l'exploitation, à la gestion ou à l'entretien;
Etc.
En tant que technicienne ou technicien aux contributions; tu seras responsable d'établir le niveau de contribution financière des personnes responsables bénéficiant des services de placement de dépendants de la part d'un Centre jeunesse.
Tu monteras les dossiers nécessaires aux délibérations du Comité de révision ou du Comité d'appel. Tu enregistreras les contributions aux livres comptables et établit la balance de vérification. Tu pourras aider les familles dans la solution de leurs problèmes et rédiger à cet effet des rapports sous forme d'études de cas et fait des recommandations.
En tant que technicienne ou technicien en organisation scolaire; au sein d'un centre de services scolaires, tu seras responsable de confectionner l’horaire-maître de l’école ou du centre et d’autres grilles telles que l’horaire des examens, en se basant, entre autres, sur des critères de rationalisation et d’efficience et, en plus, à adapter et appliquer les procédures nécessaires à l’organisation des opérations administratives telles que l’inscription des élèves, le contrôle des effectifs scolaires, les examens, la préparation des bulletins et des sanctions d’études et la programmation des cours d’été, en collaboration avec la direction de l'école ou du centre de formation.
Tu auras pour tâches de confectionner les grilles d’horaire de l’école ou du centre en tenant compte des facteurs pertinents tels que les options de cours offertes, les choix de cours des élèves, les champs d’enseignement, le régime pédagogique, les locaux disponibles, les règles de formation des groupes, les périodes d’enseignement et les contraintes d’un autre ordre tel que la dispersion des locaux et la disponibilité du transport et les soumettre à la direction pour modifications et approbation;
recueillir les données nécessaires pour l’inscription et les choix de cours des élèves, conçoit et adapte un formulaire à cette fin, elle s’assure du retour des formulaires après qu’ils ont été remplis, apporter les corrections qui ont été convenues et produire les diverses statistiques nécessaires à l’établissement d’une grille d’horaire;
effectuer des analyses, des extractions, des exploitations spécifiques et des rapports permettant des contrôles ou de se conformer à la procédure prévue pour des sujets tels que la gestion des effectifs scolaires, la production des bulletins et des sanctions d’études, le financement, la comptabilité, le budget, les dépassements d’élèves, les codes permanents d’élèves, les absences d’élèves, la suppléance, le transport scolaire, les échecs et diverses autres listes ou rapports en vue de leur transmission, notamment au Ministère de l'Éducation;
dispenser la formation et offre le support requis concernant les procédures de l’organisation scolaire et l’utilisation des divers logiciels aux personnes concernées dans ces opérations;
Ainsi que gérer et mettre à jour les dossiers des étudiantes et des étudiants.
En tant que technicien(ne) en administration - gestion des études (établissement collégial) OU en tant qu'agente ou agent de gestion des études (université); tu seras responsable d'effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus.
Tu auras pour tâches de voir à l'organisation, la coordination et à la réalisation de l'ensemble des activités administratives propres aux études (telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc.); assumer la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur; répondre aux demandes d'information et donner des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d'admission, d'inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études; préparer, vérifier, analyser et coordonner le cheminement des dossiers sous sa responsabilité; veiller au respect et à l'application des règlements et procédures en vigueur à l'établissement en liaison avec la gestion des études; etc.
En tant que technicienne ou technicien aux pensions alimentaires; Au sein de Revenu Québec, tu seras responsable d'effectuer des activités qui concernent l'administration du Programme de perception des pensions alimentaires.
Tu auras pour tâches de traiter les ordonnances en analysant les dossiers de pension alimentaire et en déterminant le mode de paiement qui doit être utilisé par les débiteurs; effectuer des retenues, à exécuter des ordres de paiement et à veiller au respect des exemptions accordées en vertu de la loi; assurer un service à la clientèle et à servir d'intermédiaire entre les parties; effectuer le suivi des dossiers et à négocier des ententes avec les débiteurs qui sont en défaut de paiement; répondre aux demandes d'information de la clientèle relatifs au traitement des dossiers de pensions alimentaires; etc.
QUALITÉS
ET APTTITUDES NÉCESSAIRES :
- Grand sens de l’organisation, pour bien planifier ton travail et les dossiers à traiter et gérer les priorités
- Sens des responsabilités et bon jugement, car il y en
a certaines qui sont importantes à assumer
- Minutie, précision et souci du détail et facilité de concentration car de traiter des dossiers et rédiger des rapports de qualité
- Bonne capacité à la résolution de problèmes car tu en auras de toutes sortes de
complexité moyenne à résoudre
- Esprit d’analyse et de synthèse car les décisions devront être
bien analysées et étudiées avant d’être exécutées
- Autonomie et facilité à travailler en équipe car tu pourras être appelé(e) à travailler autant de manière autonome qu'en collaboration avec d'autres collègues (autres techniciens en administration, agents de bureau, adjoints administratifs, gestionnaires, etc.)
- Leadership et dynamisme car tu seras appelé(e) à participer activement aux activités nécessaires au bon fonctionnement de l'unité
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite afin de t'exprimer de facon claire et professionnelle au cours des réunions avec les différents responsables de la production et avec les membres de la direction ou des partenaires extérieurs et pour rédiger des rapports de qualité
-
Très bonne connaissance de l’anglais (le bilinguisme est souvent exigé)
PROFESSIONS
APPARENTÉES :
-
Adjoint-administratif ou adjointe-administrative
- Adjoint(e) aux approvisionnements
- Adjoint(e) aux ressources humaines
- Adjoint(e) aux ventes et ventes
-
Agent(e) d’administration
-
Agent(e) d’aide socio-économique
-
Agent(e) de bureau (gouvernements et grandes entreprises)
-
Agent(e) de développement commercial
- Agent(e) de gestion de programmes
- Agent(e) du service à la clientèle
-
Assistant(e) gérant(e) d’un commerce de détail
-
Assistant(e) gérant(e) d’un hôtel
- Assistant(e) gérant(e) des ventes
-
Commis à la comptabilité
-
Commis au soutien administratif
- Commis
à la gestion des ressources (Forces armées) formation offerte par
les Forces, mais le DEC peut être reconnu
-
Commis d’administration
- Conseiller(ère) au service à la clientèle
-
Coordonnateur(trice) adjoint(e) des services administratifs
-
Coordonnateur(trice) des services administratifs
-
Gérant(e) d’un commerce de détail
-
Gérant(e) d’un hôtel
-
Propriétaire-gérant(e) d’une entreprise
-
Technicien(ne) en comptabilité
EMPLOYEURS
POTENTIELS :
Toutes organisations
publiques ou privées, de la petite à la grande entreprise, les gouvernements,
les firmes de consultants en gestion sont des employeurs éventuels. Plus
spécifiquement :
-
Toutes PME
-
Toutes grandes entreprises
-
Organismes privés (associations, conventions collectives, fondations,
organismes communautaires et autres organismes sans but lucratif
OSBL, etc.)
-
Compagnies d’assurances
-
Institutions financières
- Gouvernement du Canada : Agence du revenu du Canada, Bureau du Contrôleur général du Canada, ainsi que tous les autres ministères et organismes
- Gouvernement du Québec : Autorité des marchés financiers, Revenu Québec, Centre de services partagés du Québec (gestion de la paye), ainsi que tous les autres ministères et organismes
-
À ton propre compte (en démarrant ta propre entreprise)
EXIGENCES
DES EMPLOYEURS :
-
Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
-
Bonne connaissance de l’anglais (le bilinguisme est un atout
important et parfois même une exigence surtout dans les domaines du marketing, en commerce international
et en service à la
clientèle)
-
Polyvalence
-
Certains emplois sur à temps partiel
-
Bonne maîtrise de l’informatique
-
De l’expérience dans le travail auprès du public est appréciée (vendeur,
caissier, livreur, etc.)
-
Expérience en vente est un atout pour les options marketing et commerce
international et même assurances)
PLACEMENT :
voir les page de
technicien en comptabilité, de
technicien en gestion de commerce ou de
technicien en ressources humaines.
SALAIRE :
Selon les données 2022 :
Le salaire
moyen en début de carrière était de :
- 20,20 $/heure (40 hres/sem) au sein des PME ou OBNL (tels que : organismes de soutien à l'entrepreneuriat, associations d'entrepreneurs, chambres de commerce, etc.)
- 22,03 $/heure (35 hres/sem) en moyenne en tant que technicien(ne) en administration au sein des grandes entreprises de télécommunications
- 22,84 $/heure (35 hres/sem) en moyenne en tant que technicien(ne) en administration au sein des établissements privés d'enseignement secondaire
- 22,88 $/heure (35 ou 40 hres/sem) en moyenne en tant que technicien(ne) en organisation scolaire au sein des établissements privés d'enseignement secondaire
Note 2 : chez les grands employeurs privés, les augmentations sont établies selon les conventions collectives.