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SECTEUR :
ADMINISTRATION, SECRÉTARIAT ET INFORMATIQUE
DIPLÔME D’ÉTUDES PROFESSIONNELLES D.E.P. ou
ATTESTATION D'ÉTUDES COLLÉGIALES A.E.C.
Consulte également la section "liens recommandés" (dont des vidéos d'adjointes administratives qui parlent de leur travail).
TÂCHES
ET RESPONSABILITÉS :
En tant qu'adjointe administrative; tu seras responsable de la planification, de l'organisation et du suivi de l'ensemble des activités de bureau et de soutien au sein de l'organisation, notamment au sein des petites et moyennes entreprises PME et des petites et moyennes organisations PMO, mais aussi au sein d'un département d'une grande organisation.
Tu auras pour tâches de :
Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
Formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée;
Consigner, rédiger et préparer les procès-verbaux des réunions;
Organiser les voyages (réunions, congrès, colloques, foires commerciales, etc.) et faire les réservations nécessaires;
Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
Établir et tenir divers procédures de soutien administratif, telles que la gestion et le classement de documents, et la signalisation mensuelle;
Définir les routines et modes de fonctionnement du bureau, et les mettre en application;
Effectuer la tenue des livres comptables dans le cas d’une petite entreprise (commerces, cliniques, bureaux de professionnels, etc.)
Collaborer étroitement avec tous les services pour contribuer à une bonne communication interne.
Effectuer d'autres tâches administratives, au besoin.
Fixer et confirmer les rendez-vous des clients chez le professionnel de la santé;
Saisir et formater des rapports médicaux et de la correspondance médicale électronique et préparer des feuilles de calcul et des documents aux fins de révision;
Interroger les clients afin de remplir les formulaires, les documents et les historiques de cas;
Remplir les formulaires pour les paiements des assurances et autres demandes d'indemnisation;
Compléter les formulaires pour les prescriptions médicales auprès des pharmacies;
Établir et tenir à jour des dossiers et des documents médicaux confidentiels;
Etc.
Préparer et saisir à l'ordinateur des lettres et des documents juridiques tels que des actes notariés, des testaments, des affidavits et des mémoires, à partir de textes manuscrits, sténographiés ou dictés;
Réviser et relire les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures juridiques et à l'usage grammatical
Assister, au besoin, à des audiences devant les tribunaux, à des réunions ou à des conférences afin de prendre des notes, de noter en sténographie des textes dictés et de rédiger les procès-verbaux;
Etc.
QUALITÉS
ET APTTITUDES NÉCESSAIRES :
- Aimer travailler avec le public et
faciliter à communiquer sont les qualités essentielles car tu travailleras
constamment avec le public
- Entregent,
tact
diplomatie,
politesse car tu seras le premier contact
du client avec l’entreprise, ce que le client pensera à prime à bord de la
façon dont il a été répondu à la réception
- Sens de l’organisation et bonne méthode de travail sont
nécessaires pour bien planifier une charge importante de travail
- Sens des responsabilités,
honnêteté et
discrétion car tu auras à traiter
des dossiers qui peuvent être confidentiels
- Autonomie et débrouillardise car tu seras souvent appelé(e) à travailler
seul et tu devras être capable de régler vos problèmes (client impatient,
client qui n’a parlé ou voir la personne qu’il voulait ou autre client se
plaignant …)
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit car tu auras souvent à rédiger des documents et répondre au
téléphone
- Très bonne connaissance de l’anglais parlé et
écrit (bilinguisme
parfois exigé) pour bien communiquer avec la clientèle ou des fournisseurs
anglophone
PROFESSIONS
APPARENTÉES :
- Adjoint(e) à la direction (secrétaire de direction, après quelques
années d’expérience)
- Agent(e) de bureau
- Agent(e) de saisies de données
- Commis
à la gestion des ressources (Forces armées) formation offerte par les Forces
- Commis de bureau
- Dactylographe
- Opérateur(trice) d’unité de traitement de
texte
- Réceptionniste (de plus en plus rare)
- Secrétaire administratif(tive)
- Secrétaire-comptable
- Secrétaire dentaire (il faut ajouter au D.E.P. soit un ASP en
secrétariat médical ou une formation privée en secrétariat dentaire) voir
section « formations complémentaires »
- Secrétaire-réceptionniste
- Secrétaire médicale (il faut ajouter au D.E.P., un A.S.P. en secrétariat
médical)
- Secrétaire juridique (il faut ajouter au D.E.P., un A.S.P. en
secrétariat juridique)
- Superviseur(e) d’employés(es) de secrétariat
(après quelques années d’expérience)
EMPLOYEURS POTENTIELS
- Toutes organisations privées, de la PME à la grande entreprise (commerciales, industrielles et de services)
- Bureaux de professionnels
- Firmes d’ingénieurs-conseils
- Firmes de consultants
- Organismes privés (associations, conventions collectives, fondations, organismes sans but lucratif OSBL, etc.)
- Sociétés d’État (Hydro-Québec, Loto-Québec, SAQ, Société du Palais des congrès de Montréal, Société du Centre des congrès de Québec, Postes Canada, Société des Traversiers du Québec, Administration portuaire de Montréal, Administration portuaire de Québec, Aéroports de Montréal, etc.)
- Municipalités, MRC et régies intermunicipales
-
Établissements de santé publics et privés (hôpitaux, CHSLD, CLSC,
centres jeunesse, centres de services
sociaux, centres de réadaptation, etc.)
-
Établissements d’enseignement publics et privés (centres de
services scolaires,
écoles privées, collèges, universités)
-
Les cliniques médicales, dentaires, chiropratiques, optométriques, de
réadaptation, etc.
- Organisations internationales
- Forces armées canadiennes (Force régulière ou Réserve)
EXIGENCES
DES EMPLOYEURS
-
Excellente maîtrise de la langue française
-
Bonne connaissance de l’anglais (bilinguisme parfois exigé)
-
Polyvalence
PLACEMENT :
Selon
les données disponibles au 1er juin 2019 :
Pour le
Le placement est bon, 75 % des répondantes qui se sont dirigés vers le marché du travail ont obtenu un emploi relié dont la presque totalité, soit 91 % sont à temps complet.
Quelques autres répondantes, soit 9 % ont choisi de poursuivre leurs études au DEP en comptabilité, au A.S.P. en secrétariat médical, au A.S.P. en secrétariat juridique ou au collégial dans le cadre du DEC en techniques de bureautique.
NOMBRE DE
RÉPONDANTS |
NOMBRE EN EMPLOI RELIÉ |
NOMBRE EMPLOI À TEMPS COMPLET |
NOMBRE |
1 205 | 820 | 746 | 108 |
Note : hausse du taux de placement par rapport aux années précédentes (était de 68 % en 2017; 62 % en 2015 et 73 % en 2013).
Pourtant, dans plusieurs régions, on y observe des difficultés de recrutement pour manque de candidats(es) disponibles. Voir la section "perspectives".
Pour le
Le placement est bon, 69 % des répondantes qui se sont dirigés vers le marché du travail ont obtenu un emploi relié à leurs études (en milieu médical) dont la presque totalité, soit 90 % sont à temps complet.
Quelques répondantes, soit 7 % ont poursuivi leurs études au DEC en techniques de bureautique ou au DEC en archives médicales.
NOMBRE DE
RÉPONDANTS |
NOMBRE EN EMPLOI RELIÉ |
NOMBRE EMPLOI À TEMPS COMPLET |
NOMBRE |
226 | 144 | 130 | 16 |
Note : hausse du taux de placement par rapport aux années précédentes (était de 63 % en 2017; 72 % en 2015 et 78 % en 2013).
Pour le
Le placement est
bon,
70 % des répondants(es) qui se sont
dirigés vers le marché du travail ont obtenu un emploi
relié (milieu juridique) dont la totalité soit
92 % sont à
temps complet.
Quelques répondantes, soit 9 % ont poursuivi leurs études au DEC en techniques de bureautique ou au DEC en techniques juridiques.
NOMBRE DE
RÉPONDANTS |
NOMBRE EN EMPLOI RELIÉ |
NOMBRE EMPLOI À COMPLET |
NOMBRE |
47 | 30 | 30 | 4 |
Note : hausse du taux de placement par rapport aux années précédentes (était de 65 % en 2017; 61 % en 2015 et 75 % en 2013).
Sources : Ministère de l’Éducation et de
l'Enseignement supérieur du Québec
SALAIRE :
Selon
les données en 2022 :
Le salaire moyen en début de carrière était de :
En secrétariat (en général) :
(voir aussi secrétariat médical et secrétariat juridique un peu plus bas)
Dans
le
- 17,75 $/heure (40 hres/sem) en tant que secrétaire-réceptionniste ou agente de secrétariat ou secrétaire-comptable au sein des PME (formation suivie en français)
- 18,53 $/heure (40 hres/sem) en tant que secrétaire-réceptionniste ou agente de secrétariat ou secrétaire-comptable au sein des PME (formation suivie en anglais)
- 18,68 $/heure (37,5 hres/sem) en moyenne en tant que secrétaire administrative dans les grandes entreprises de télécommunications
-
19,57 $/heure (35 ou 40 hres/sem selon les établissements) en moyenne en tant que
secrétaire
- 19,87 $/heure (40 hres/sem) en moyenne en tant qu'adjoint(e) administratif dans les bureaux administratifs au sein des grandes entreprises de commerce au détail
- 20,87 $/heure (37,5 hres/sem à temps complet ou 20 à 25 hres/sem à temps partiel) en moyenne en tant qu'adjoint(e) administratif ou secrétaire au sein des grandes institutions bancaires