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SECTEUR :
ADMINISTRATION,
BUREAUTIQUE ET INFORMATIQUE
NIVEAU D’ÉTUDES :
ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL
TECHNICIEN(NE) EN BUREAUTIQUE
DIPLÔME D’ÉTUDES COLLÉGIALES D.E.C.
TÂCHES
ET RESPONSABILITÉS :
En tant que technicienne ou technicien en bureautique; tu seras responsable de la planification, de l'organisation et du suivi de l'ensemble des activités de bureau et de soutien au sein de l'organisation, notamment au sein des petites et moyennes entreprises PME, mais aussi au sein d'un département d'une grande organisation.
Tu auras pour tâches de :
-
Concevoir des documents publicitaires attrayants (bulletins d'information, dépliants, cartes professionnelles, affiches, etc.);
-
Créer et mettre à jour le site Web et les pages de l'organisation dans les médias sociaux et réaliser des présentations multimédias;
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Effectuer des mises en page et des conceptions graphiques pour différents documents administratifs (ex : formulaires virtuels, rapport annuel, catalogue virtuel, documents de présentation à clients, etc.);
-
Élaborer et adapter un système de gestion de l'information administrative;
-
Créer des documents électroniques professionnels à l’aide d’éditeurs de sites web;
-
Créer des présentations multimédias : diaporamas pour différentes occasions, soutien lors de conférences, etc.;
-
Participer à l’implantation des systèmes informatiques au sein de l’entreprise pour tout ce qui à trait aux postes de travail et logiciels nécessaires au travail de bureau;
-
Procéder à l'organisation et au suivi du travail de l'unité de bureau;
-
Organiser des activités professionnelles, des réunions, des voyages d’affaires, des colloques, etc.;
-
Coordonner, répartir et réviser le travail des commis qui s'acquittent des tâches suivantes : faire du traitement de texte, faire de la tenue de dossiers et du classement; faire fonctionner des téléphones et des standards; faire de la saisie de données; faire de l'éditique et d'autres activités exigeant des compétences en travail de bureau et en administration;
-
Établir les horaires et les procédures de travail, et coordonner les activités avec les autres services ou divisions;
-
Contribuer au recrutement du personnel d'une unité de bureau;
-
Former les employés à leurs tâches, aux règles de sécurité et aux politiques de l'entreprise;
-
Tenir les livres comptables, mettre à jour et gérer les bases de données (clients, fournisseurs, dossiers des employés, etc.);
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Effectuer la gestion de la comptabilité et des ressources financières d’une unité de bureau;
-
Assurer le bon fonctionnement de l'équipement et du matériel de bureau, et voir à leur entretien et à leur réparation;
-
Participer à l'élaboration de projets personnalisés et uniques (par exemple, en partenariat avec l'équipe des ventes et marketing);
-
Résoudre les problèmes reliés au travail, et rédiger et présenter des rapports d'étapes et autres rapports;
-
Exercer, au besoin, les mêmes fonctions que les personnes supervisées;
-
Effectuer, au besoin, d'autres tâches administratives.
QUALITÉS
ET APTTITUDES NÉCESSAIRES :
- Aimer travailler avec le public et
faciliter à communiquer sont les qualités essentielles car tu travailleras
constamment avec le public
- Entregent,
tact
diplomatie,
politesse car tu seras le premier contact
du client avec l’entreprise, ce que le client pensera à prime à bord de la
façon dont il a été répondu à la réception
- Sens de l’organisation et bonne méthode de travail sont
nécessaires pour bien planifier une charge importante de travail
- Sens des responsabilités,
honnêteté et
discrétion car tu auras à traiter
des dossiers qui peuvent être confidentiels
- Autonomie et débrouillardise car tu seras souvent appelé(e) à travailler
seul et tu devras être capable de régler vos problèmes (client impatient,
client qui n’a parlé ou voir la personne qu’il voulait ou autre client se
plaignant …)
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit car tu auras souvent à rédiger des documents et répondre au
téléphone
- Très bonne connaissance de l’anglais parlé et
écrit (bilinguisme
parfois exigé) pour bien communiquer avec la clientèle ou des fournisseurs
anglophones
PROFESSIONS
APPARENTÉES :
-
Adjoint(e) à la direction (secrétaire de direction)
-
Adjoint(e) administratif
-
Agent(e) de bureau
-
Agent(e) du service à la clientèle
-
Chargé(e) de projet en microédition
-
Commis à la gestion des
ressources (Forces armées) formation offerte par les Forces, mais le DEC
peut être reconnu
-
Commis de bureau
-
Concepteur(trice) de documents multimédias
-
Concepteur(trice) de pages web
-
Concepteur(trice) de présentations multimédias
-
Coordonnateur(trice) du travail de bureau
-
Secrétaire administratif(tive)
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Secrétaire juridique
-
Secrétaire médicale
-
Secrétaire-comptable
-
Secrétaire-scientifique
-
Secrétaire-technique
-
Technicien(ne) en bureautique
- Technicien(ne) en information (promotion des programmes et services offerts par organisation auprès de la communauté étudiante dans un cégep ou université)
-
Technicien(ne) en microédition et hypermédia
-
Technicien(ne) en traitement de données
-
Webmestre
EMPLOYEURS
POTENTIELS :
- Toutes organisations privées, de la PME à la grande entreprise (commerciales, industrielles et de services) dans tous les secteurs d'activités
- Gouvernement du Canada : ainsi que tous les ministères et organismes
- Gouvernement du Québec : Autorité des marchés financiers, Revenu Québec, Sûreté du Québec, ainsi que tous les autres ministères et organismes
- Entreprises d’État (Hydro-Québec, Loto-Québec (incluant la Socitéé des casinos du Québec), SAQ, Investissements Québec, Société des Traversiers du Québec, Société immobilière du Québec, Société du Palais des congrès de Montréal, Postes Canada, , Administration portuaire de Montréal, Administration portuaire de Québec, Aéroports de Montréal, Société de transport de Montréal, sociétés de transport en commun, etc)
- Municipalités
-
Autres organisations publiques (régies intermunicipales,
communautés urbaines, MRC, etc.)
-
Établissements de santé et de services sociaux (hôpitaux, CHSLD, CLSC, centres de services
sociaux, centres de réadaptation, etc.)
-
Établissements d’enseignement publics et privés (centres de
services scolaires,
écoles privées, collèges, universités)
-
Les cliniques médicales, dentaires, chiropratiques, optométriques, de
réadaptation, etc.
-
Organismes privés (associations, conventions collectives, fondations,
organismes communautaires et autres organismes sans but lucratif
OSBL, etc.)
- Firmes de consultants
-
Firmes d’ingénieurs-conseils
-
Bureaux de professionnels
- Forces armées canadiennes (voir section professions apparentées)
-
Organisations internationales
EXIGENCES
DES EMPLOYEURS :
-
Excellente maîtrise de la langue française
-
Connaissance de l’anglais (bilinguisme parfois exigé)
-
Polyvalence
SALAIRE :
Consulte la page de secrétaire ou technicien(ne) en administration
PORTRAIT DE LA PROFESSION :
plus de 5 000 adjoints(es) administratifs juridiques, assissants(es) administratifs juridiques, assistants(es) légaux, greffiers(ères)-audienciers(ères), secrétaires de greffe, secrétaires de contentieux et secrétaires juridiques dans l'ensemble des régions du Québec en 2022
-
3 % avaient moins de 25 ans
-
44 % entre 25 et 44 ans
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34 % entre 45 et 54 ans
-
18 % étaient àgés de 55 ans ou plus
L
-
-
Établissements de santé (publics ou privés) : 12 %
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Établissements d'enseignement (publics ou privés) : 9 %
-
Services publics (sociétés d'État et organismes paragouvernementaux) : 9 %
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Entreprises de transport : 7 %
-
Distributeurs, grossistes et importateurs : 6 %
-
Chaînes de détaillants : 6 %
-
Autres milieux (PME et grandes entreprises de différents secteurs) : 28 %
PERSPECTIVES D'AVENIR :
Les tâches de la technicienne en bureautique ont évolué depuis plusieurs années. Tout d’abord les employeurs souhaitent embaucher des secrétaires qui jouent un rôle « d’adjointe », autrement dit, elles doivent être autonomes, animées d’un esprit d’initiative, capables de prendre des responsabilités et des décisions. Ensuite, avec l’ordinateur qui est devenu leur outil de travail, les techniciens en bureautique doivent non seulement maîtriser les diverses applications utilisées par la compagnie, mais aussi être en mesure d’apporter un soutien informatique à leurs collègues.
De plus, avec les compétences comme technicienne ou technicien en bureautique; tu pourras planifier et implanter un environnement bureautique par le développement de modèles et outils automatisés de bureau à l'aide d'applications bureautiques, coordonner et superviser du personnel de soutien de bureau.
Tu pourras devenir adjointe de direction ou superviseuse ou coordonnatrice d'une équipe d'agents(es) de bureau et de secrétaire après quelques années d’exercice.
Tu pourras aussi décider de se spécialiser, moyennant une formation complémentaire (médical, juridique, scientifique par exemple), et devenir assistante spécialisée pour pouvoir gérer de façon autonome des dossiers.
Toutes les entreprises ont besoin de personnel de bureautique polyvalents et efficaces qui doivent très bien maîtriser la langue française tant parlée qu'écrite et bien (et parfois très bien) maîtriser la langue anglaise tant parlée qu'écrite car de nombreuses entreprises font des affaires aux quatre coins du globe. Parfois, la connaissance d'une autre langue (espagnol ou allemand par exemple) peut être un atout important dans certaines entreprises qui ont des clients partout dans le monde.
Les perspectives au cours des prochaines années sont excellentes pour les techniciennes en bureautique.
Depuis quelques années, plusieurs diplômées obtiennent un emploi avant de terminer leurs études (notamment dans leur milieu de stage).
Plusieurs collèges, reçoivent de nombreuses offres d'emploi provenant d'employeurs, mais ne peuvent suffirent à la demande puisqu'il y a peu de diplômés(es). Ils reçoivent de 2 à 3 fois plus d'offres que de diplômés(es) disponibles et parfois même davantage dans les régions de l'extérieur des grands centres. Plusieurs finissants(es) obtiennent un emploi dans leur milieu de stage.
Les cabinets de comptables, les firmes de consultants en informatique, les cabinets d'arpenteurs-géomètres, les cabinets de denturologistes, les firmes d'ingénieurs, les entreprises de développement de logiciels, les entreprises de transport, les sociétés de génie conseil, les sociétés de conseils en technologies de l'information, les compagnies d'assurance ne sont que quelques exemples de types d'entreprises ayant d'importants besoins d'adjoints administratifs.
De plus, les diplômées bilingues et multilingues obtiennent davantage d'offres d'emploi d'employeurs provenant d'un peu partout au pays.
Dans le secteur médical; le réseau public de la santé ayant subi de nombreuses coupures de postes dans le personnel de bureau a causé la disponibilité de plusieurs secrétaires médicales avec expérience et baissé le placement de nouvelles diplômées.
Enfin, le secteur médical privé est toujours en grand besoin d'adjointes administratives (les cliniques dentaires et les CHSLD privés par exemple).
Par contre, avec les nombreux départs à de nombreuses ouvertures sont maintenant ouvertes et les besoins seront grandissants, ce qui annonce de bonnes perspectives au cours des prochaines années.
Au sein des centres de services scolaires; on prévoit de nombreux départs à la retraite, ce qui favorisera le placement au sein de ces établissements.
Par contre, il y a aura de nombreux départs à la retraite au cours des prochaines années, ce qui permettra d'améliorer le placement.
Dans le secteur juridique; les perspectives semblent s'améliorer grandement par rapport aux années précédentes difficiles.
Dans le secteur municipal; alors que certaines grandes municipalités comme Montréal et Québec n'emploient presque plus de personnel de bureau, plusieurs petites et municipalités de taille moyenne (principalement en dehors des grands centres) sont à la recherche de secrétaires et offrent pour la plupart, une rémunération et des nombreux avantages sociaux concurrentiels.
Dans certaines régions, le taux de placement frôle le 100 % dû à la pénurie d'adjointes administratives, notamment dans le Bas-Saint-Laurent, dans le Centre-du-Québec, en Abitibi-Témiscamingue, en Côte-Nord et en Gaspésie.
Pour plus de détails, consulte les entrevues avec Kévyn Gagné, Lucie Poirier, Émilie Denis et Myriam Lapierre; le premier est partenaire d'affaires en ressources humaines chez Fedex Freight Canada; la seconde est coordonnatrice du personnel de bureau chez Physiothérapie Universelle, un regroupement de 19 cliniques de physiothérapie au Québec; la troisième est cadre-conseil en ressources humaines pour la Société d'habitation et de développement de Montréal et la quatrième est conseillère en recrutement chez ZSA, une agence de recrutement de personnel
LES
PROGRAMMES D’ÉTUDES :
Les Attestations d'études collégiales A.E.C. en techniques de bureautique sont offertes par de nombreux cégeps et collèges privés un partout dans la province. Leur durée varie selon les programmes et les collèges (en moyenne entre 9 et 15 mois) à temps plein de jour et/ou de soir. Pour plus de détails, consulte la section "autres formations".
Voici quelques exemples :
Attestation d'études collégiales en soutien administratif bilingue A.E.C. offert par le Cégep de Maisonneuve a une durée totale de 1 045 heures, soit 10 mois à temps plein. S'appuyant sur le DEC en techniques de bureautique - profil microédition et hypermédia, ce programme bilingue comporte les cours suivants : utilisation des ressources informatiques et des réseaux de communication, rédaction d'affaires en français, initiation au développement d'affaires sur le Web, interrelations dans le monde professionnel, anglais fonctionnel, rédaction d'affaires en anglais, traduction de textes d'affaires en anglais, rédaction spécialisée en français, traitement et représentation graphique de données, traitement de textes 1, traitement de textes 2, utilisation d'une base de données, traitement de pages Internet 1, mise en pages, présentations informatisées, numérisation et traitement d'images et de textes, traitement de pages Internet 2, projet de fin d'études et stage d'intégration en entreprise d'une durée de 2 semaines.
Attestation d'études collégiales en techniques de bureautique A.E.C. offert par le Cégep Garneau a une durée de 1 005 heures, soit 10 à temps plein. Basé sur le DEC en techniques de bureau - profil coordination du travail de bureau, il comporte des cours sur le système d'exploitation et traitement de textes de base, les nouvelles technologies de l'information et des communications en bureautique, chiffrier électronique, traitement de textes avancé, édition assistée par ordinateur, communication anglaise 1, communication anglaise 2, présentations multimédias, gestion comptable, anglais au bureau, travail en réseau, communication en français 1, communication en français 2, communication en français 3, ainsi qu'un stage d'intégration en entreprise d'une durée de 7 semaines.
PASSERELLES :
Un programme passerelle permet aux titulaires d'un D.E.C. dans une discipline en particulier de se faire reconnaître un certain nombre de crédits par une université dans le cadre de son baccalauréat. Par contre, aucune garantie d'admission n'est offerte lors de la demande.
Voici quelques exemples de ces ententes :
EXIGENCES
D’ADMISSION :
- Soit détenir un diplôme d’études secondaires D.E.S.
-
Soit détenir un diplôme d’études professionnelles D.E.P. (secrétariat ou
autre)
ENDROITS DE FORMATION :
AUTRES
FORMATIONS :
Pour les programmes d'A.E.C. en bureautique, consulte la page de secrétaire ou adjoint(e) administratif.
